home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of www.BestZips.com (Collector's Edition) / Best of WWW.BESTZIPS.COM Collector's Edition (JCSM Shareware) (JCS Marketing).ISO / legal___ / sba964.zip / F127.SBE < prev    next >
Text File  |  1996-11-06  |  11KB  |  231 lines

  1. @083 CHAP 9
  2.  
  3.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  4.         │      DEPRECIATING ASSETS FOR TAX PURPOSES     │
  5.         └───────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. The Tax Reform Act of 1986 put an end to the highly favorable
  8. "ACRS" (Asset Cost Recovery System) rules that had been
  9. enacted in 1981. Since January 1, 1987, taxpayers have had to
  10. learn a whole new, and more complex system of depreciation.
  11. Before then, virtually all assets a typical small business
  12. acquired were written off over 5 years, a few, like cars,
  13. over 3 years, and real estate over 19 years (or 15 or 18
  14. years if acquired before May 9, 1985).  You must still use
  15. the ACRS tables on assets placed in service between 1981 and
  16. 1986, in general, however.
  17.  
  18.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  19.         │THE "MACRS" (MODIFIED ACCELERATED COST RECOVERY│
  20.         │        SYSTEM) DEPRECIATION SYSTEM            │
  21.         └───────────────────────────────────────────────┘
  22.  
  23. Under the MACRS depreciation system, most assets are now
  24. assigned to 3-, 5-, 7-, 10-, 15- or 20-year recovery period
  25. categories, except for real estate, which is depreciated
  26. over 31.5 years, or 39 years if placed in service after May
  27. 12, 1993.  Residential rental property is depreciated over
  28. a period of 27.5 years.  Under the MACRS system, all personal
  29. property in the 3-, 5-, 7-, and 10-year categories is
  30. depreciated using the old 200% declining balance method of
  31. depreciation from pre-1981 days, and 15- and 20-year property
  32. is depreciated under the 150% declining balance method.  Real
  33. estate may now only be depreciated on a straight-line basis.
  34.  
  35. Assets other than real estate are mostly assigned to the
  36. various recovery periods based on the old Asset Depreciation
  37. Range ("ADR") system "midpoint class lives" that were
  38. published by the IRS back in the early 1970s.  The "class
  39. life" guidelines vary from industry to industry and are
  40. quite numerous and technical.  For the most part, you will
  41. need to rely on your tax adviser to tell you what recovery
  42. period applies to various depreciable assets you purchase
  43. in your business. However, the MACRS system does specifically
  44. assign some types of assets to recovery classes, such as
  45. autos and light trucks, which are now 5-year property (they
  46. were 3-year property under the former ACRS rules).  Most of
  47. the "information-handling equipment" (other than computers)
  48. used in an office, such as calculators, typewriters, etc.,
  49. are 5-year property, and computers and peripherals are
  50. generally 7-year property.
  51.  
  52. Generally, under MACRS, a half-year of depreciation can be
  53. taken in the year an asset is first placed in service,
  54. regardless of whether it is put in service on the first day
  55. of the tax year or the last day (except for real estate).
  56. However, when more than 40% of such property is put in
  57. service in the last 3 months of the tax year, you are
  58. instead required to use a "mid-quarter" convention, which
  59. assumes that all the assets placed in service in each
  60. calendar quarter were placed in service at the midpoint of
  61. such quarter.
  62.  
  63. Under recent final MACRS tax regulations [Regs. Section
  64. 1.168(d)-1(b)()(ii) ], no depreciation is allowed at all
  65. for property that is acquired and disposed of in the same
  66. taxable year, regardless of which convention applies.  As
  67. such, such assets are ignored in determining whether the
  68. 40% limit has been exceeded and thus whether the mid-quarter
  69. convention applies to other assets acquired during the year.
  70.  
  71. For real property, all real property that is placed in
  72. service in a particular month is assumed to have been
  73. placed in service at the mid-point of that month.
  74.  
  75.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  76.         │   DEPRECIATION LIMITS FOR LUXURY AUTOMOBILES  │
  77.         └───────────────────────────────────────────────┘
  78.  
  79. Limits are placed on the amount of depreciation that can
  80. be taken each year on so-called "luxury automobiles" used
  81. in a business.  In effect, if you buy an auto for business
  82. use (other than for hauling, or carrying passengers for
  83. hire), you are limited to the following maximum annual
  84. depreciation deductions for cars placed in service in 1994,
  85. 1995 and 1996 (1996 limits remain the same as for 1995):
  86.  
  87.                                1994           1995-96
  88.                               ------          -------
  89.  
  90.        1st Year               $2,960          $3,060
  91.        2nd Year               $4,700          $4,900
  92.        3rd Year               $2,850          $2,950
  93.        Each Subsequent Year*  $1,675          $1,775
  94.  
  95. (* Until the entire cost is written off.  This could take
  96.    several decades for a Rolls-Royce.)
  97.  
  98. The above amounts assume the car is used 100% for business.
  99. If you use it for business, e.g., only 80% of the time, then
  100. your maximum deduction would be 80% of the above numbers.
  101.  
  102. Similar treatment is given to leases, based on the value of
  103. the car, except that you must include certain "phantom"
  104. income on your return from the IRS "inclusion amount" tables,
  105. for cars with above a certain value.  Thus, a taxpayer who
  106. leases a car for business deducts the full amount of the
  107. lease payments, but then must add back to taxable income an
  108. "inclusion" amount for "luxury automobiles" that increases
  109. with the value of the auto in question (without regard to
  110. the amount of the lease payments).
  111.  
  112. Both the above annual limits on auto depreciation and the
  113. leased car "inclusion tables" kick in at price levels that
  114. you or most ordinary citizens definitely would not consider
  115. "luxury car" prices.  Congressmen apparently have a very
  116. different idea than most of us as to what constitutes a
  117. luxury automobile.  (But then, if one is accustomed to being
  118. driven around in big, black chauffeured limousines, paid for
  119. by the taxpayers, how could one be expected to know how much
  120. a "luxury car" costs?)
  121.  
  122. Taxpayers who do not wish to deal with the complexity of
  123. keeping track of automobile expenses and computing annual
  124. depreciation deductions for an auto used wholly or partly
  125. for business purposes may instead to elect to merely keep
  126. track of business miles driven, and deduct a flat 31 cents
  127. per business mile (in 1996 -- or 30 cents a mile for 1995).
  128. In some cases, this may even yield a larger deduction, for
  129. a lower-priced, gasoline-efficient automobile.
  130.  
  131.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  132.         │EXPENSING OF EQUIPMENT IN THE YEAR OF PURCHASE │
  133.         └───────────────────────────────────────────────┘
  134.  
  135. Small businesses are allowed to expense up to $17,500 a
  136. year of equipment, in the year of purchase, rather than
  137. depreciating it.  Thus, for example, if you buy a $5,000
  138. computer in your small business, you can "expense" its
  139. entire cost in the year of purchase, rather than slowly
  140. depreciating it over a 7-year period.  This would ordinarily
  141. improve your cash flow, by giving you a full $5,000 tax
  142. deduction right now, rather than a few hundred dollars a
  143. year over 7 years.
  144.  
  145. This benefit phases out dollar for dollar if you acquire
  146. more than $200,000 of eligible property during the tax
  147. year.  If your business acquires $217,500 or more of such
  148. eligible assets in one year, it won't be able to elect to
  149. expense ANY of it.  Thus, a business that acquires a large
  150. amount of depreciable personal property each year is not
  151. able to take advantage of this tax break (but is still able
  152. to depreciate it).  Eligible property is generally tangible
  153. personal property that would have qualified for the investment
  154. tax credit under prior law.  Note that this expensing
  155. election is not allowed if it would create a loss for the
  156. taxpayer -- it is only allowable to the extent the taxpayer
  157. has taxable income.
  158.  
  159. NOTE:  The $17,500 limit on the expensing deduction will
  160. increase over a period of years to a $25,000 limit, under
  161. new 1996 legislation signed into law on August 20, 1996.
  162.  
  163.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  164.         │       AMORTIZATION OF INTANGIBLE ASSETS       │
  165.         └───────────────────────────────────────────────┘
  166.  
  167. For all practical purposes, "amortization" is essentially
  168. another way of saying "depreciation," except that amortization
  169. implies that the cost of an item is written off in equal
  170. amounts over a period of years or months.  This is really the
  171. same as "straight-line" depreciation.  (Other depreciation
  172. methods, such as 200% declining balance, allow a bigger
  173. percentage write-off in the initial years after an asset is
  174. purchased.)  Accountants like to use the term "depreciation"
  175. when referring to the write-off of TANGIBLE assets and
  176. "amortization" when referring to the write-off of INTANGIBLE
  177. assets.
  178.  
  179. The Revenue Reconciliation Act of 1993 now provides for
  180. the amortization, generally over 15 years, of most kinds
  181. of INtangible assets, many of which, like "goodwill" value
  182. in the purchase of a business, were not depreciable or
  183. amortizable at all before the new law was enacted, on August
  184. 10, 1993.  (And you can even elect to apply the new law
  185. retroactively to all intangible property acquired after July
  186. 25, 1991).  Certain kinds of intangible property can be
  187. amortized over periods shorter than 15 years, like most
  188. computer software (36 months under the new law), but certain
  189. kinds of intangibles, like sports franchises or certain
  190. "self-created" intangibles, are not amortizable at all.
  191.  
  192. @CODE: CA
  193.  
  194.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  195.         │      CALIFORNIA DEPRECIATION DIFFERENCES      │
  196.         └───────────────────────────────────────────────┘
  197.  
  198. Over the years since the ACRS depreciation system came into
  199. being for federal tax purposes, one of the most important
  200. differences between federal and California tax law has been
  201. with regard to depreciation.  However, in 1987 and 1988,
  202. California finally enacted legislation to allow unincorporated
  203. businesses and S corporations to use the new MACRS depreciation
  204. for state income tax purposes.  Even so, regular corporations
  205. subject to tax in California are still prohibited from using
  206. either the ACRS or MACRS depreciation systems for state tax
  207. purposes (most regular corporations are subject to the
  208. California franchise tax, rather than income tax, on their
  209. income).  Regular ("C") corporations still must use the old
  210. pre-1981 methods that were used for both federal and
  211. California purposes before 1981, unless ACRS or MACRS
  212. deductions are considered "a reasonable allowance."
  213.  
  214. Also, while 1993 federal legislation increased the first-year
  215. depreciation write-off for machinery, equipment and other
  216. depreciable personal property from $10,000 to $17,500, no
  217. such increase was adopted for California individual taxpayers.
  218. Indeed, for corporations, California never even conformed to
  219. the $10,000 write-off, but still retains the old federal
  220. provision from many years ago allowing only "bonus
  221. depreciation" in the first year of 20% or $2,000 of the cost
  222. of eligible depreciable assets.
  223.  
  224. One benefit of California's failure to conform to federal
  225. depreciation changes, however, is that (non-corporate)
  226. taxpayers in California can still write off non-residential
  227. real property over 31 1/2 years, rather than the 39 year
  228. period now required under federal law.
  229.  
  230. @CODE:EN
  231.